Theo Luật Doanh nghiệp, địa chỉ là nội dung quan trọng giúp xác định vị trí liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam.
Viết tắt địa chỉ
· Địa chỉ doanh nghiệp khá dài nhưng kế toán lại yêu cầu không được viết tắt trên hóa đơn mua, bán hàng hóa. Xin hỏi có được viết tắt địa chỉ doanh nghiệp trên hóa đơn không?
* Theo Công văn số 4291/TCT-CS ngày 10/12/2013 của Tổng cục Thuế về việc viết tắt tên, địa chỉ trên hóa đơn, và Khoản 2b Điều 14 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; thì khi lập hóa đơn, tên, địa chỉ của người bán và người mua cần ghi đúng theo nội dung trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế.
Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp lập hóa đơn trong trường hợp tên, địa chỉ quá dài, Tổng cục Thuế thống nhất cho viết tắt một số cụm từ thông dụng như: “phường” thành “P”; “quận” thành “Q”, “thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN”, “cổ phần” thành "CP", “trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường, phường, xã, quận, huyện, thành phố thì hóa đơn mới hợp lệ.
Địa chỉ ghi trên hóa đơn
· Doanh nghiệp có xưởng sản xuất khác địa chỉ trụ sở chính, khi ký hợp đồng với nhà cung cấp điện, nước, viễn thông…, nhà cung cấp ghi địa chỉ trên hóa đơn là địa chỉ xưởng sản xuất. Xin hỏi, các hóa đơn trên có hợp lệ để kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và ghi nhận chi phí khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không?
* Theo quy định hiện hành về hóa đơn của Bộ Tài chính, doanh nghiệp chỉ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và ghi nhận chi phí xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu trên hóa đơn mua hàng ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế người mua là tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp theo đúng nội dung đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Như vậy, doanh nghiệp sẽ gặp rắc rối với việc kê khai khấu trừ thuế nếu địa chỉ trên hóa đơn khác địa chỉ đăng ký hoạt động của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có hai cách giải quyết:
1. Thực hiện đúng quy định về đăng ký thuế theo Thông tư số 80/2012 của Bộ Tài chính, khai báo với cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mọi thông tin như địa điểm đặt trụ sở, địa chỉ các đơn vị trực thuộc, địa chỉ nhà xưởng, kho hàng,…; nộp thuế môn bài và cấp mã số thuế cho các cơ sở trực thuộc này. Khi đó, địa chỉ xưởng sản xuất sử dụng trên hóa đơn mua bán dịch vụ điện, nước… hoàn toàn hợp pháp.
2. Doanh nghiệp đề nghị nhà cung cấp dịch vụ ghi cụ thể trên hợp đồng mua bán dịch vụ địa chỉ xuất hóa đơn là nơi đóng trụ sở doanh nghiệp. Trường hợp nhà cung cấp dịch vụ cần thể hiện rõ địa chỉ nơi trực tiếp sử dụng dịch vụ (tức xưởng sản xuất) trên hóa đơn, doanh nghiệp có thể yêu cầu ghi nội dung này tại phần “Tên hàng hóa dịch vụ” trên hóa đơn. VD: “Tiền điện tại XƯỞNG ABC theo hợp đồng số xyz ngày/tháng/năm”.
Thay đổi địa chỉ trụ sở chính
· Công ty có trụ sở tại TP.HCM, nay muốn thay đổi địa chỉ đến một nơi khác (khác tỉnh, thành phố). Xin được hướng dẫn các thủ tục cần thiết:
* Căn cứ khoản 3 điều 35 Nghị định số 43/2010/NĐ-CP ngày 15/04/2010 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp: trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp sang tỉnh, thành phố khác, doanh nghiệp cần gửi thông báo đến phòng đăng ký kinh doanh nơi dự định đặt trụ sở mới.
Nội dung thông báo gồm:
a) Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp và mã số thuế);
b) Địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;
c) Họ, tên, số giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác quy định tại Điều 24 Nghị định này, địa chỉ thường trú và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Kèm theo thông báo trên, phải có: bản sao điều lệ đã sửa đổi của công ty và danh sách thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) hai thành viên trở lên); danh sách người đại diện theo ủy quyền (đối với công ty TNHH một thành viên); danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần, danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản họp của hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên); hoặc của đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần); của các thành viên hợp danh (đối với công ty hợp danh); quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).
Khi nhận thông báo, phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở mới sẽ trao giấy biên nhận, đăng ký việc chuyển đổi địa chỉ trụ sở chính và cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp, phòng đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở mới phải gửi bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới đến phòng đăng ký kinh doanh nơi trước đây doanh nghiệp đã đăng ký. Doanh nghiệp có thể liên hệ với phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp dự định đăng ký để được hướng dẫn cụ thể hơn.
Thay đổi địa chỉ tạm thời khi xây dựng, sửa chữa
· Công ty đang xây mới lại văn phòng đại diện nên phải tạm chuyển sang địa chỉ khác gần đó. Xin hỏi có cần thay đổi địa chỉ trên giấy phép kinh doanh không?
* Trường hợp nêu trên, doanh nghiệp vẫn phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp có thể tham khảo thủ tục thay đổi địa chỉ trên trang Web Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa chỉ http://www.dpi.hochiminhcity.gov.vn/mục Tiếng Việt/Thủ tục cấp đăng ký doanh nghiệp và biểu mẫu chi tiết/Công ty …/thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư, địa chỉ 32 Lê Thánh Tôn, Quận 1 vào các buổi sáng từ thứ hai đến thứ bảy.
Địa chỉ chưa có số nhà và tên đường
· Xin hỏi về trường hợp doanh nghiệp muốn đăng ký địa chỉ trụ sở nhưng khu vực này chưa có số nhà và tên đường?
* Trường hợp nơi đặt trụ sở doanh nghiệp chưa có số nhà và tên đường, doanh nghiệp cần nộp thêm giấy xác nhận của địa phương nơi đặt trụ sở là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường như quy định.
Địa chỉ giao dịch khác địa chỉ trụ sở chính
· Công ty có trụ sở và kho ở cùng địa điểm (theo địa chỉ ghi trên giấy phép đăng ký kinh doanh), đồng thời có mượn một địa điểm khác làm nơi giao dịch. Trên hợp đồng kinh tế với khách hàng, công ty thường ghi địa chỉ trụ sở chính và cả địa chỉ nơi giao dịch. Xin hỏi việc này có đúng quy định không? Nếu công ty muốn đăng ký địa chỉ giao dịch trên giấy phép đăng ký kinh doanh thì thực hiện như thế nào?
* Trường hợp trên, doanh nghiệp cần đăng ký địa chỉ nơi giao dịch dưới hình thức văn phòng đại diện. Doanh nghiệp vui lòng tham khảo thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện trên trang web của Sở Kế hoạch và Đầu tư tại địa chỉ: http://www.dpi.hochiminhcity.gov.vn/đăng ký doanh nghiệp /Công ty TNHH ..../đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
Nhà thầu nước ngoài xin đổi địa chỉ
· Công ty thực hiện một dự án với nhà thầu xây dựng nước ngoài. Nhà thầu này có giấy phép hoạt động hợp pháp cho dự án. Nay nhà thầu muốn thay đổi địa chỉ trụ sở chính, xin hỏi phải thực hiện các thủ tục cần thiết ở Sở Xây dựng hay Sở Kế hoạch và Đầu tư?
* Để quản lý hoạt động xây dựng của nhà thầu nước ngoài tại Việt Nam, Thủ tướng Chính phủ đã có Quyết định số 87/2004/QĐ-TTg ngày 19/5/2004 và Quyết định số 03/2012/QĐ-TTg ngày 16/01/2012 về quy chế quản lý hoạt động nhà thầu nước ngoài trong lĩnh vực xây dựng tại Việt Nam. Đồng thời, Bộ Xây dựng cũng có Thông tư số 01/2012/TT-BXD ngày 08/5/2012 của Bộ Xây dựng hướng dẫn thủ tục và quản lý việc cấp giấy phép thầu cho nhà thầu nước ngoài trong lĩnh vực xây dựng tại Việt Nam. Theo đó, tại khoản 2 Điều 7, Thông tư 01/2012/TT-BXD đã quy định:
“Sau khi thực hiện xong việc đăng ký các nội dung của văn phòng điều hành, nhà thầu có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho Sở Xây dựng nơi lập văn phòng điều hành, Bộ Xây dựng và các cơ quan có liên quan quy định tại Điều 7 của Quyết định số 87/2004/QĐ-TTg và Quyết định số 03/2012/QĐ-TTg theo mẫu tại Phụ lục số 11 của Thông tư này. Trường hợp thay đổi các thông tin của văn phòng điều hành, nhà thầu phải thông báo cho các cơ quan này biết”.
Như vậy, theo quy định, trường hợp nhà thầu nước ngoài đã đăng ký thành lập văn phòng điều hành công trình nay muốn thay đổi địa chỉ trụ sở văn phòng điều hành thì phải có thông báo gửi cho Sở Xây dựng và các cơ quan có liên quan để quản lý, theo dõi và cập nhật thông tin.
NHẬT ANH, STINFO Số 7/2014
Tải bài này về tại đây.