Hóa đơn là chứng từ cần thiết trong các hoạt động giao dịch thương mại. Nắm rõ quy định để nhận biết, thành lập và sử dụng hóa đơn đúng cách là yêu cầu không thể thiếu với mọi doanh nghiệp.
In hóa đơn riêng cho chi nhánh
Công ty kinh doanh đa ngành và có nhiều chi nhánh khác nhau. Hiện tại các chi nhánh đang hạch toán phụ thuộc, sử dụng hóa đơn của công ty.
• Xin hỏi: Công ty có được in thêm hóa đơn sử dụng riêng cho chi nhánh không?
* Trả lời: Căn cứ Thông tư số 153/2010/TT-BTC, trường hợp công ty có chi nhánh hạch toán phụ thuộc, nếu chi nhánh kê khai nộp thuế riêng thì được in riêng hóa đơn cho chi nhánh và chi nhánh có trách nhiệm thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc tạo hóa đơn phải thực hiện theo đúng quy định tại Điều 4 Thông tư này.
Dùng tên viết tắt trên hóa đơn
Công ty có tên khá dài, do đó khi mua hàng ở nước ngoài, nhà cung cấp thường đề nghị được ghi trên hóa đơn bằng tên tiếng Anh (tên giao dịch) cho ngắn gọn.
• Các công ty trong nước khi mua bán hàng hóa, dịch vụ có được phép chỉ sử dụng tên viết tắt đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh không?
* Căn cứ Khoản 2b Điều 14 Thông tư 153/2010/TT-BTC, tên người mua/bán thể hiện trên hóa đơn là tên công ty hoặc tên viết tắt theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế. Không được thể hiện trên hóa đơn tên công ty bằng tiếng nước ngoài không đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Như vậy, nếu tên viết tắt của công ty có đăng ký trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế thì công ty có thể sử dụng tên đó trên hóa đơn mua hàng.
Hóa đơn khi sáp nhập doanh nghiệp
Công ty A và Công ty B nhận sáp nhập tại thời điểm 31/12 của năm. Tại thời điểm này, tài sản cố định của Công ty A đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng được.
• Trường hợp sáp nhập này Công ty A có phải xuất hóa đơn để chuyển tài sản sang Công ty B không?
* Tại khoản 2.16.b2, Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/09/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn chứng từ quy định:
- Tài sản điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong tổ chức, cá nhân; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp thì tổ chức, cá nhân có tài sản điều chuyển phải có lệnh điều chuyển tài sản, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản và không phải xuất hóa đơn.
- Trường hợp tài sản điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập hoặc giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng một tổ chức, cá nhân thì tổ chức, cá nhân có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn GTGT theo quy định.
Như vậy, đây là trường hợp tài sản khi điều chuyển do sáp nhập, do đó tổ chức, cá nhân có tài sản điều chuyển phải có lệnh điều chuyển tài sản, kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản và không phải xuất hóa đơn.
Có cần xuất hóa đơn khi nhận khoản hỗ trợ marketing?
Công ty kinh doanh hàng điện tử và là đại lý phân phối máy in của một thương hiệu khác. Vừa qua, công ty phối hợp với bên đại lý (máy in) thực hiện một chương trình khuyến mãi cho khách hàng (đã đăng ký với Sở Công thương) bằng hình thức như sau: mua trọn bộ máy tính do công ty lắp ráp được tặng kèm 1 phiếu giảm giá máy in trị giá 500 ngàn. Hình thức giảm giá này trừ trực tiếp trên hóa đơn mua máy in của khách hàng.
• Công ty là đại lý, khi nhận khoản hỗ trợ marketing này có cần xuất hóa đơn GTGT cho bên giao đại lý hay không?
* Khoản 3 Điều 1 Thông tư 65/2013/TT-BTC Sửa đổi, bổ sung Khoản 2 Điều 5 Chương I Thông tư 06/2012/TT-BTC quy định:
Cơ sở kinh doanh khi nhận khoản tiền thu về bồi thường, tiền thưởng, tiền hỗ trợ nhận được, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác thì lập chứng từ thu theo quy định. Đối với cơ sở kinh doanh chi tiền, căn cứ mục đích chi để lập chứng từ chi tiền. Trường hợp bồi thường bằng hàng hóa, dịch vụ thì cơ sở bồi thường phải lập hóa đơn như đối với bán hàng hóa, dịch vụ; cơ sở nhận bồi thường kê khai, khấu trừ theo quy định.
Như vậy, trường hợp công ty (với tư cách là đại lý) khi nhận được khoản hỗ trợ marketing từ bên giao đại lý thì không cần xuất hóa đơn GTGT giao cho bên đại lý, mà chỉ cần lập phiếu thu tương ứng với số tiền nhận được.
ĐĂNG HƯNG, STINFO Số 1&2/2014
Tải bài này về tại đây.