Ứng dụng CNTT trong quản lý doanh nghiệp đã trở nên phổ biến ở nước ta. Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng CNTT trong quản lý nhiều hoạt động của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, có một vấn đề quan trọng, còn khá mới mẻ ở nước ta, đó là ứng dụng CNTT trong điều hành doanh nghiệp. Trong không ít tư liệu, chúng ta thường thấy các tác giả nói về “ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành …” mà không làm rõ sự khác nhau của yêu cầu ứng dụng CNTT trong quản lý DN và ứng dụng CNTT trong điều hành DN. Sự thật là chúng rất khác nhau. 1. Thế nào là ứng dụng CNTT trong điều hành doanh nghiệp?
Hiện nay tình hình phổ biến ở các doanh nghiệp là số đông doanh nghiệp đã và đang sử dụng CNTT và đạt được những hiệu quả đáng kể trong công tác quản lý, chẳng hạn:
– Các văn thư liên quan đến hoạt động của DN như công văn đi - đến, văn bản hợp đồng, … đều được quản lý tốt, tìm đâu có đó.
– Hóa đơn, chứng từ được quản lý tốt, không thất thoát, nhầm lẫn, muốn xem lại là thấy ngay.
– Tài chính được quản lý tốt, tiền nong vào ra rõ ràng, khi cần làm những báo cáo tài chính dù là yêu cầu mới thì cũng chỉ vài giờ là có thể có.
– Lý lịch cán bộ, nhân viên cũng được quản lý tốt, luôn đủ và đúng.
– …
Phải khẳng định không có CNTT thì những hiệu quả quản lý nói trên rất khó mà đạt được.
Tuy nhiên, nhiều lãnh đạo doanh nghiệp vẫn cảm nhận rõ một điều là CNTT chưa thực sự hỗ trợ mình trong việc theo dõi, giám sát, điều hành công việc hàng ngày. Phần lớn họ cũng không nghĩ rằng CNTT có thể làm được điều này.
Xin lấy ví dụ về vấn đề quản lý các hợp đồng (có thể là hợp đồng cung ứng hàng hóa; hợp đồng cung ứng dịch vụ như: hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng giám định; hợp đồng xây lắp; v.v… ) tại một công ty X nào đó. Số lượng các hợp đồng có thể khá lớn, lên đến hàng trăm và có thể nhiều hơn nữa. Các hợp đồng có thể khá đa dạng, phức tạp về nghiệp vụ. Một đặc điểm thường gặp hiện nay là công ty phải quản lý, phối hợp và điều hành công việc với nhiều chi nhánh phân bố ở khắp các tỉnh thành trên cả nước (thậm chí ra cả nước ngoài) để cùng thực hiện các hợp đồng.
Giả sử, ngay tại thời điểm đọc bài này, quý vị với tư cách là giám đốc điều hành công ty X (có thể quý vị đang ở London!) cần biết tức thời một số thông tin như:
1. Hiện có bao nhiêu hợp đồng và cụ thể là những hợp đồng nào có giá trị trên 100 triệu đồng đang trong tiến trình thực hiện trong toàn công ty?
2. Chi nhánh ở Hải Phòng đang thực hiện những hợp đồng nào?
3. Hợp đồng với khách hàng là công ty A đã thực hiện đến đâu? kết quả, diễn biến quá trình thực hiện như thế nào?
4. Nhân viên Nguyễn Văn B đang có trách nhiệm tổ chức thực hiện những hợp đồng nào?
5. Khách hàng là công ty N đã và đang có bao nhiêu hợp đồng với công ty và diễn tiến từng hợp đồng đã và đang triển khai ra sao, có gặp những trở ngại nào không, nếu có thì đã giải quyết những gì, tồn đọng những gì?
v.v… và v.v…
Những công ty có các ứng dụng CNTT tốt phục vụ quản lý thì cũng có thể trả lời tức thì một vài trong số các câu hỏi trên. Tuy nhiên phần lớn các hệ thống thông tin quản lý hiện nay chưa được xây dựng để có ngay các câu trả lời cho lãnh đạo. Những yêu cầu thông tin như trên được gọi là yêu cầu thông tin phục vụ điều hành, giúp cho các vị lãnh đạo, các nhà quản lý, cho đến các cán bộ, nhân viên thừa hành trong từng khâu nắm bắt ngay diễn biến công việc. Dĩ nhiên, lãnh đạo có thể yêu cầu cấp dưới báo cáo cho mình để có câu trả lời cho các câu hỏi ở trên. Làm điều này cần phải có thời gian và nhân lực. Vấn đề đặt ra là làm sao tổ chức được hệ thống theo dõi các thông tin đó để chúng có sẵn trên máy tính và “bấm là thấy ngay”! Một hệ thống như vậy được gọi là hệ thống thông tin điều hành hoặc hệ thống xử lý các tiến trình theo chế độ thời gian thực.
Sử dụng CNTT để thiết lập các hệ thống thông tin điều hành thực chất là thiết lập các hệ thống thông tin theo sát các quy trình vận hành trong tổ chức sản xuất - kinh doanh. Đây là một hướng ứng dụng CNTT vô cùng quan trọng, hỗ trợ hiệu quả công tác điều hành trong các tổ chức, doanh nghiệp. Những ứng dụng thuộc loại này còn khá mới mẻ ở nước ta.
Các hệ thống thông tin điều hành sẽ giúp doanh nghiệp điều hành thông suốt các hoạt động của mình. Một câu hỏi quan trọng sau đây rất cần được thảo luận để từ đó biết rõ yêu cầu đối với một hệ thống thông tin điều hành.
2. Để “điều hành thông suốt” ta cần những gì?
Để điều hành thông suốt ta cần làm 2 việc:
Một là làm cho dòng chảy của 2 tuyến thông tin chính sau đây luôn thông suốt:
– Các quyết định, các mệnh lệnh hay nói chung là các quyết định giao nhiệm vụ của cấp trên được truyền đạt đầy đủ, kịp thời đến đúng những địa chỉ cần chuyển.
– Thông tin về việc triển khai thực hiện các mệnh lệnh được theo dõi đầy đủ (từ việc nhận được nhiệm vụ đến quá trình tổ chức thực hiện và cuối cùng là các tư liệu, các báo cáo về kết quả thực hiện nhiệm vụ).
Hai là những thông tin của tất cả các quá trình nêu trên đều được ghi nhận và tổ chức thành một dạng hồ sơ điện tử để khi cần thiết thì các quá trình này được dựng lại một cách nhanh chóng và chính xác.
Hệ thống thông tin điều hành chính là công cụ CNTT giúp doanh nghiệp làm 2 việc trên. Bản chất Hệ thống thông tin điều hành là việc sử dụng máy tính, mạng máy tính, Internet và các gói phần mềm thích hợp (thường gọi là phần mềm tạo lập môi trường hợp tác) để thực hiện các chức năng: tạo lập mệnh lệnh, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi trong quá trình thực hiện mệnh lệnh, báo cáo thỉnh thị, truyền đạt ý kiến chỉ đạo, báo cáo kết quả thực hiện mệnh lệnh và tái hiện quá trình triển khai một nhiệm vụ.
Mỗi loại mệnh lệnh cùng toàn thể tiến trình liên quan đến nó gọi là một “tuyến điều hành”. Với cách nhìn này thì hoạt động của doanh nghiệp thực chất là một tập hợp các tuyến điều hành.
Các tuyến điều hành có cùng bản chất, tức trên cơ bản gồm các công đoạn chính sau:
• Hình thành lệnh;
• Phát chuyển lệnh;
• Nhận lệnh;
• Thực hiện lệnh (có thể gồm nhiều công đoạn);
• Trao đổi trong quá trình thực hiện;
• Báo cáo kết quả trung gian;
• Báo cáo kết quả cuối cùng;
• Đánh giá việc thực hiện lệnh;
• Tái hiện cả quá trình hoặc một phần quá trình.
Tuy nhiên các tuyến điều hành cũng khác nhau trên một số đặc trưng như:
• Độ lan tỏa, tức tuyến điều hành lan tỏa đến đâu trong tổ chức.
• Độ phức tạp của tuyến điều hành, tức là có thể có các tuyến điều hành không bao gồm hết các công đoạn như mô tả tổng quát trên và cũng có thể có tuyến điều hành có những công đoạn khác nữa.
Để ý rằng hoạt động điều hành một tổ chức là một tập hợp các tuyến điều hành, nhưng là tập hợp động. Tính động thể hiện ở chỗ:
• Những tuyến điều hành của một tổ chức có thể thay đổi theo thời gian theo nghĩa thêm hoặc bớt tuyến điều hành.
• Mỗi tuyến điều hành có thể mở rộng độ lan tỏa hoặc thu hẹp độ lan tỏa theo thời gian.
Trước đây, các hệ thống thông tin điều hành chỉ dừng lại ở các hệ thống kỹ thuật. Thí dụ hệ thống điều độ các hệ thống điện, hệ thống điều hành các thiết bị bay, v.v… Để điều hành thì những yếu tố rất quyết định như đã nói trên, bao gồm: việc ghi nhận tình trạng hệ thống (sử dụng điện trên mạng lưới, quỹ đạo bay, …) phải luôn được ghi nhận và báo về trung tâm điều hành theo cách mà thuật ngữ chuyên môn gọi là “chế độ thời gian thực”. Các lệnh điều hành phát ra cũng phải được truyền tới “người hay thiết bị thi hành” một cách tức thời theo “thời gian thực”. Với Internet và sự gia tăng rất lớn của năng lực chứa và xử lý thông tin thì các hệ thống thông tin điều hành đã lan sang lĩnh vực sản xuất - kinh doanh. Một hiện tượng tương tự đã xảy ra vào những năm 70 – 80 thế kỷ trước trong CNTT. Đó là trước những năm này, do năng lực tính toán còn hạn chế, máy tính điện tử chỉ có thể giải các bài toán khoa học, kỹ thuật. Từ thế hệ máy tính 3, tức từ khoảng những năm 70-80 thế kỷ trước thì CNTT mới đảm đương tốt các bài toán quản lý và ngày nay thì CNTT đã đủ sức giải quyết rất tốt các bài toán điều hành hoạt động của tổ chức.
3. Sự khác nhau căn bản giữa các hệ thống thông tin quản lý quen thuộc và các hệ thống thông tin điều hành là gì?
Trở lại những ứng dụng CNTT trong công tác quản lý đã khá phổ biến nêu ở phần đầu mà ta thường gọi là các hệ thống thông tin quản lý thì nội dung căn bản của chúng là giúp ta nắm tình hình của tổ chức, nhưng đó là những việc đã xảy ra vào thời gian nào đó trước rồi. Hệ thống càng tốt thì độ trễ của thông tin càng ít. Nếu độ trễ của thông tin gần như bằng không thì chúng ta có hệ thống thông tin điều hành. Như vậy, Hệ thống thông tin điều hành thực chất là các Hệ thống thông tin quản lý theo chế độ thời gian thực.
Theo những thông tin tự giới thiệu trên một số Websites thì các giải pháp như InfoTrack của công ty Infosoft, E-ERM của Công ty Đại Gia, STM của Trung tâm Giải pháp PM SSP v.v… là những gói phần mềm có khả năng giải quyết việc xây dựng các hệ thống thông tin phục vụ hoạt động điều hành cho các doanh nghiệp.
Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, thậm chí hoạt động trên địa bàn nhiều tỉnh thành khác nhau thì những phần mềm InfoTrack, E-ERM, STM vẫn giải quyết được vấn đề một cách mỹ mãn, vì chúng được xây dựng trên nền tảng ứng dụng Internet. Lãnh đạo các cấp của doanh nghiệp ở tại tổng hành dinh hay ở bất kỳ đâu, thậm chí ở nước ngoài, chỉ cần vào được Internet là có thể tiếp cận mọi thông tin của toàn doanh nghiệp cũng như với một chi nhánh nào đó trong hệ thống và có ngay thông tin cần thiết để điều hành công việc.
Trường hợp doanh nghiệp đã quản lý theo ISO 9001 – 2000 (nay là ISO 9001 – 2008) thì việc triển khai hệ thống thông tin điều hành sẽ đặc biệt hữu hiệu, tuy đó không phải điều kiện tiên quyết.